🛡️ SIRH & Données RH : Êtes-vous vraiment conforme à la Loi 25 ou au RGPD ?
Le SIRH est aujourd’hui bien plus qu’un simple outil RH : c’est un véritable hub de
données stratégiques sur vos collaborateurs. Il centralise tout : identités, données contractuelles,
salaires, évaluations, absences, historique disciplinaire, santé, mobilité... Bref, tout ce qu’il faut
protéger à tout prix.
Et pourtant… Trop d’organisations n’ont aucune maîtrise réelle de ce qui s’y passe en
matière de conformité réglementaire.
- ❌ Données RH hébergées sans analyse de risque.
- ❌ Accès étendus, sans cloisonnement des rôles.
- ❌ Durées de conservation floues.
- ❌ Aucun registre, aucune traçabilité, aucune gouvernance claire.
⚖️ RGPD et Loi 25 : deux continents, une même exigence
Depuis 2018 en Europe (RGPD) et 2023 au Québec (Loi 25), les autorités ne laissent plus de place à
l’improvisation.
🔍 Loi 25 – Québec
- Consentement obligatoire pour tout traitement non manifestement nécessaire
- Responsable interne désigné
- Évaluation obligatoire avant tout transfert hors Québec
- Incidents notifiés sans délai
🔍 RGPD – Europe
- Multiples bases légales (exécution du contrat, obligation légale, intérêt légitime…)
- DPO dans certains cas
- Notifier toute fuite sous 72h
- Droit à la portabilité, à l’oubli, à l’opposition
👉 Dans les deux cas : vous devez prouver que votre SIRH est conforme. Pas juste le
croire. Le démontrer.
📊 Votre SIRH coche-t-il toutes les cases de conformité ?
- Les droits d’accès sont-ils segmentés par profil ?
- Disposez-vous d’un registre clair des traitements RH ?
- Les durées de conservation sont-elles respectées et automatisées ?
- Avez-vous une politique de confidentialité RH accessible ?
- Les salariés peuvent-ils exercer facilement leurs droits ?
- Vos prestataires (SaaS, paie, ATS) sont-ils contractuellement engagés à la conformité ?
- Une évaluation a-t-elle été menée pour les transferts de données hors de votre territoire ?
🧰 Les leviers pour sécuriser votre conformité RH
- ✅ Créez ou mettez à jour le registre des traitements RH
- ✅ Rédigez une politique interne claire (transparente, accessible, juridique)
- ✅ Cloisonnez les accès dans le SIRH selon les rôles
- ✅ Activez les fonctions de journalisation des accès
- ✅ Encadrez vos sous-traitants avec des clauses RGPD/Loi 25 solides
- ✅ Définissez des durées de conservation claires selon les types de données
- ✅ Formez vos équipes RH aux réflexes de base :
- Ne pas exporter de fichiers sensibles sans chiffrement
- Ne pas centraliser toutes les données dans Excel
- Ne pas transférer par email des fiches de paie non sécurisées
- ✅ Préparez un plan de gestion d’incident : qui fait quoi, comment et dans quel délai ?
🧭 RGPD vs Loi 25 : comparatif rapide
🧱 La conformité n’est pas une option. C’est un fondement RH.
La fonction RH porte aujourd’hui bien plus que la paie, le recrutement ou la formation. Elle est la
gardienne de l’éthique, de la confiance et de la sécurité des données personnelles.
💬 En 2025, un DRH qui pilote sans indicateurs de conformité ou sans visibilité sur ses données RH s’expose
à des risques majeurs :
- – Juridiques (amendes, plaintes)
- – Humains (perte de confiance, climat social)
- – Stratégiques (frein à la transformation digitale)
💡 Ce que propose HROps Consulting
Chez HROps Consulting, nous aidons les DRH et les responsables SIRH à :
- 🔹 Réaliser un audit complet RGPD / Loi 25 de leur environnement RH
- 🔹 Mettre en conformité leur SIRH avec une feuille de route claire
- 🔹 Sécuriser la gestion des données RH (gouvernance, sécurité, consentement)
- 🔹 Former les équipes RH aux enjeux concrets de la protection des données
🔐 La donnée RH est un actif stratégique. Traitez-la comme tel.
📩 Envie d’un diagnostic rapide de votre conformité RH ? Écrivez-nous ou parlons-en ensemble.
